Byråvillkor

Version 1.0 — utkast, gäller från [DATUM]

Dessa Byråvillkor reglerar vad som gäller när en redovisningsbyrå, revisionsbyrå eller annan uppdragstagare ("Byrån", "ni") använder Jolenes byråfunktioner för att arbeta i sina klienters företag.

Byråvillkoren är ett tillägg till Jolenes Användarvillkor och Köpvillkor. Termer med stor begynnelsebokstav (Tjänsten, Kunden, Användare, Avtalet, Kunddata) har den betydelse som anges i Användarvillkoren. Behandling av personuppgifter regleras i Integritetspolicyn och Personuppgiftsbiträdesavtalet ("PUB-avtalet"), särskilt dess § 4a om byråer.

Genom att skapa en byrå i Jolene, acceptera en inbjudan till en byrå eller använda byråvyn bekräftar ni att ni har tagit del av och godkänner dessa Byråvillkor.

Kort om vad det här inte är. Byråvillkoren reglerar förhållandet mellan Byrån och Jolene. De reglerar inte förhållandet mellan Byrån och Byråns klienter — det uppdragsavtalet, och det personuppgiftsbiträdesavtal som hör till det, ingår ni direkt med klienten. Jolene är inte part i det.

1. Parter och tillämpning

1.1 Leverantör. Tjänsten Jolene tillhandahålls av Sparrings & Eckert AB, org.nr 559553-5179, Sofiagatan 48 a, 416 72 Göteborg, kontakt@jolenesverige.se ("Jolene", "vi", "oss").

1.2 Byrån. Byrån är det företag som registrerats som byrå i Tjänsten. Uppgifterna om Byrån — namn, organisationsnummer och faktureringsuppgifter — framgår av byråns sida i Tjänsten och ansvarar Byrån själv för att hålla aktuella.

1.3 Vad Byråfunktionen är. Byråfunktionen är en egen vy i Tjänsten där Byråns medarbetare ser sina klienter samlat: vad som är att göra, vad som hänt hos klienterna, kommande deadlines och klienternas uppsättning. Därifrån växlar konsulten in i en klients företag och arbetar i den vanliga konsolen.

1.4 Förhållande till övriga villkor. Vid motstridighet gäller dessa Byråvillkor framför Användarvillkoren och Köpvillkoren i frågor som uttryckligen rör Byråns roll, klientuppdrag och byråfakturering. I övrigt gäller de andra villkoren. PUB-avtalet har företräde i frågor om behandling av personuppgifter.

2. Hur en byrå blir till

2.1 Upplägg. En byrå läggs i dag upp av Jolene efter kontakt med oss. Byrån kan inte skapas av Byrån själv i Tjänsten. Vi kan komma att öppna en självbetjäningsväg; detta avsnitt uppdateras i så fall.

2.2 Första administratör. Vid upplägget utses minst en byråadministratör. Byrån ansvarar för att det alltid finns minst en sådan — Tjänsten tillåter inte att den sista administratören tas bort eller degraderas.

3. Byråns medarbetare

3.1 Roller. En medlem i Byrån har en av tre roller:

3.2 Inbjudan är enda vägen in. Ett medlemskap skapas bara genom att Byrån skickar en inbjudan till en e-postadress och att mottagaren själv accepterar den via länken i mejlet, inloggad med just den adressen. Byrån kan inte lägga till en medlem åt någon annan. Inbjudningslänken är personlig, har en utgångstid och slutar fungera när den använts eller återkallats.

3.3 Byråns ansvar för sina medarbetare. Byrån ansvarar för sina medarbetares användning av Tjänsten som för sin egen, för att tilldelningen till klienter är korrekt, och för att åtkomst tas bort när en medarbetare slutar eller byter uppgifter. Byrån ska tillse att medarbetarna omfattas av tystnadsplikt.

3.4 Tilldelning. Byrån avgör vilka medarbetare som når en viss klient. Lämnas tilldelningen tom når hela Byrån klienten. Byråadministratörer når alltid Byråns klienter, oavsett tilldelning.

4. Klientuppdrag

4.1 Två vägar till ett uppdrag.

• Företaget finns redan i Jolene. Byrån skickar en förfrågan. Företagets ägare får en avisering och ett mejl, och uppdraget blir aktivt först när ägaren godkänner det. Byrån får ingen åtkomst dessförinnan, och får inte veta något om företaget utöver att förfrågan skickats.
• Företaget finns inte i Jolene. Byrån lägger upp företaget och bjuder in en kontaktperson hos klienten, som skapar sitt konto och tar över företaget. Fram till övertagandet står företaget registrerat på den konsult som lade upp det (se 4.4).

4.2 Byråns utfästelse. Byrån intygar, varje gång ett uppdrag skapas eller en förfrågan skickas, att Byrån har klientens uppdrag att utföra de tjänster uppdraget avser. Jolene kontrollerar inte uppdragsförhållandet och ansvarar inte för det.

4.3 Karens efter nej. Avböjer en företagsägare en förfrågan kan Byrån inte skicka en ny till samma företag förrän en karenstid löpt ut. Tiden framgår i Tjänsten när den gäller.

4.4 Företag som Byrån lagt upp. Ett företag som Byrån lagt upp och som klienten ännu inte tagit över står registrerat på den konsult som skapade det. Byrån ska verka för att klienten tar över företaget så snart det är möjligt. Ett sådant företag kan inte kopplas bort utan att det först finns en ägare utanför Byrån, eller att Byrån hämtat en fullständig export åt klienten — Tjänsten hindrar annars bortkopplingen, så att inget företag lämnas utan någon som kommer åt sin data.

4.5 Vad ett uppdrag ger. Ett aktivt uppdrag ger Byråns tilldelade medarbetare åtkomst till klientens företag i Tjänsten i motsvarande mån som klientens egna användare, med den begränsning som följer av rollen (3.1). Tjänsteomfattningen (bokföring, moms, lön, bokslut) och det behörighetsförval som anges vid uppdraget beskriver arbetsfördelningen mellan Byrån och klienten. Det är inte en teknisk spärr: klienten når alltid allt i sitt eget företag.

4.6 Klienten äger sin data. Klienten är och förblir ägare till sitt företag och sin Kunddata i Tjänsten. Klienten kan när som helst se vilken byrå som är inkopplad, vad Byrån gjort, och koppla bort Byrån utan att ange skäl. Byrån kan inte hindra det.

5. Byråns kundkännedom och penningtvättslagen

5.1 Byrån är verksamhetsutövare. En redovisningsbyrå är i regel verksamhetsutövare enligt lagen (2017:630) om åtgärder mot penningtvätt och finansiering av terrorism. Skyldigheterna att uppnå kundkännedom, bedöma risk, övervaka och rapportera åvilar Byrån, inte Jolene.

5.2 Vad Tjänsten gör. Tjänsten erbjuder stöd för att dokumentera kundkännedom per klient. Stödet är ett hjälpmedel för Byråns egen process. Jolene gör ingen bedömning av risk, identitet eller verklig huvudman, och att ett fält är ifyllt i Tjänsten innebär inte att Byrån uppfyllt någon skyldighet.

5.3 Jolene är inte verksamhetsutövare i Byråns uppdrag. Jolene är en leverantör av programvara och är inte verksamhetsutövare i förhållande till Byråns klienter.

6. Pris och betalning

6.1 Byråfunktionen är kostnadsfri. Det kostar ingenting att vara byrå i Jolene. Byråvyn, klientlistan, inbjudningarna och samarbetsfunktionerna ingår utan avgift. Det är företagen som kostar, precis som för andra kunder.

6.2 Klientens abonnemang. En byråklient betalar ordinarie pris enligt Köpvillkoren och /priser. En byråklient är inte en annan produkt — bara, i förekommande fall, en annan betalare.

6.3 Vem som betalar. Byrån väljer per klient om Byrån eller klienten ska betala klientens abonnemang. Valet kan ändras i båda riktningarna. För att Byrån ska kunna ta över betalningen krävs att Byrån fyllt i faktureringsuppgifter och att klienten inte har en löpande kortbetalning som först måste avslutas; Tjänsten anger i klartext vad som saknas.

6.4 Byrårabatt. Betalar Byrån för sina klienter får var femte klient från och med den tionde — alltså klient 10, 15, 20, 25 och så vidare — 15 % rabatt på sitt månadspris. Ordningen räknas bland de klienter Byrån faktiskt betalar för. Klienter som betalar själva tar ingen plats i ordningen, och Mini tar ingen plats alls — den nivån är kostnadsfri och har inget pris att rabattera.

6.5 Förhållande till flerföretagsrabatten. Byrårabatten enligt 6.4 ersätter flerföretagsrabatten i Köpvillkoren 2.4 för de klienter Byrån betalar för. De två kombineras inte.

6.6 Faktura. Byrån får en samlad faktura per kalendermånad för de klienter Byrån betalar för, ställd till Byråns egna faktureringsuppgifter. Fakturan specificerar varje klient. Betalningsfristen framgår av fakturan. Byrån behöver inte ha ett eget företag upplagt i Jolene för att faktureras.

6.7 Klientens abonnemang påverkas inte av Byråns betalning. En klient vars abonnemang Byrån betalar har samma tillgång till Tjänsten som vilken annan kund som helst. En obetald byråfaktura är ett förhållande mellan Byrån och Jolene och leder inte till att klientens bokföring låses.

6.8 När betalningsansvaret lämnas tillbaka. Återgår betalningen till klienten faktureras klienten från nästa faktureringstillfälle. Redan betald tid återbetalas inte.

7. Att avsluta ett uppdrag

7.1 Båda kan avsluta. Både Byrån och klienten kan avsluta ett uppdrag. Klienten behöver inte ange skäl.

7.2 Vad som händer. När ett uppdrag avslutas:

• Byråns medarbetare förlorar åtkomsten omedelbart.
• Allt Byrån bokfört står kvar — en bortkoppling raderar ingenting.
• Byråns åtgärder syns kvar i behandlingshistoriken.
• Ett nytt uppdrag kräver en ny förfrågan till klienten.

7.3 Pågående inlämning. Pågår en inlämning till Skatteverket sätts uppdraget i ett avslutande läge: Byrån kan inte påbörja något nytt, men den pågående inlämningen får slutföras. Bortkopplingen fullbordas därefter.

7.4 Överlämning. Byrån ansvarar för att överlämna det klienten behöver enligt uppdragsavtalet mellan Byrån och klienten. Jolene är inte part i den överlämningen. Klientens data finns kvar i klientens eget företag i Tjänsten.

7.5 Byråns eget konto. Avslutas Byråns relation till Jolene upphör byråvyn. Klienternas företag, abonnemang och data berörs inte annat än att betalningsansvar för klienter Byrån betalat för återgår till respektive klient.

8. Dataskydd

8.1 Rollerna. För klientens Kunddata är klienten personuppgiftsansvarig. Jolene är personuppgiftsbiträde åt klienten enligt PUB-avtalet. Byrån är, i sitt uppdrag åt klienten, personuppgiftsbiträde åt klienten — ett förhållande mellan Byrån och klienten som Jolene inte är part i. Byrån ansvarar för att ha ett personuppgiftsbiträdesavtal med varje klient.

8.2 Klientens godkännande är klientens instruktion. När klienten godkänner Byråns förfrågan instruerar klienten därmed Jolene att ge Byråns tilldelade medarbetare åtkomst. Jolene gör inget eget utlämnande av Kunddata till Byrån utöver det.

8.3 Byråns egna uppgifter. För uppgifter om Byrån själv och Byråns medarbetare är Jolene personuppgiftsansvarig enligt Integritetspolicyn. För de uppgifter Byrån lägger in om sina klienter i Byråns eget företag i Jolene — kundregister, kundkännedom — är Byrån personuppgiftsansvarig och Jolene biträde enligt PUB-avtalet.

8.4 Före övertagandet. För ett företag Byrån lagt upp och som klienten ännu inte tagit över (4.4) är Byrån personuppgiftsansvarig för det som lagts in, och Jolene biträde åt Byrån, till dess att övertagandet skett. Därefter gäller 8.1.

8.5 Se PUB-avtalet. Dessa punkter sammanfattar. Det som gäller fullt ut står i PUB-avtalet § 4a.

9. Ansvar

9.1 Byråns ansvar. Byrån ansvarar för sitt uppdrag åt klienten, för sina medarbetares åtgärder i Tjänsten, för riktigheten i det Byrån bokför och lämnar in, och för att ha rätt att företräda klienten.

9.2 Jolenes ansvar. Jolenes ansvar för Tjänsten regleras i Användarvillkoren. Jolene ansvarar inte för Byråns uppdrag, för Byråns avtal med sina klienter, eller för en tvist mellan Byrån och en klient.

9.3 AI-stöd. Tjänstens AI-funktioner är hjälpmedel. Förslag ska granskas och godkännas av en människa innan något bokförs eller lämnas in. Se AI-ansvarsfriskrivningen.

10. Ändring av villkoren, tillämplig lag och tvist

10.1 Ändring. Vi kan komma att ändra dessa Byråvillkor. Väsentliga ändringar aviseras i Tjänsten eller per e-post minst 30 dagar i förväg. Fortsatt användning efter att ändringen trätt i kraft innebär att den godtas.

10.2 Lag och forum. Svensk rätt gäller. Tvist prövas av svensk allmän domstol med Göteborgs tingsrätt som första instans, om inte annat följer av tvingande lag.

11. Kontakt

Sparrings & Eckert AB, org.nr 559553-5179 Sofiagatan 48 a, 416 72 Göteborg kontakt@jolenesverige.se